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Organiser sa soirée à l’étranger, nos conseils pour une organisation réussie

A l’étranger après un temps d’adaptation, l’installation c’est souvent l’occasion de faire de
nombreuses rencontres, pourquoi ne pas organiser votre soirée pour rassembler amis et
connaissances ou au contraire rassembler beaucoup plus de monde ? L’occasion de faire la
fête tout simplement, avoir le plaisir de recevoir et de créer un moment inoubliable ! Voici
nos conseils et bonnes pratiques pour une soirée réussie loin de chez soi.

1 – S’organiser à l’avance

Dans toute organisation il est important de préparer à l’avance son plan d’actions, les
différentes tâches et quand les accomplir afin de ne pas être pris de court et d’organiser la
meilleure soirée possible. Ce conseil est encore plus de important dans un pays étranger,
vous ne connaissez pas forcément les bonnes adresses, les spécificités culturelles,
comment engager les recherches de lieu, commandes de boisson, la gestion de musique et
invitations, … Cela peut prendre plus de temps que prévu ! N’hésitez donc pas à prendre de
l’avance et anticiper avec la création d’un rétroplanning et des deadlines afin de gérer au
mieux l’organisation de votre soirée.
En premier lieu, pensez bien à réfléchir à l’événement en lui-même, est-ce une simple soirée
entre amis ? quelque chose de plus gros nécessitant d’inviter autour de soi via le bouche-à-
oreille et/ou une communication plus large ? Si vous souhaitez une ambiance particulière,
faut-il prévoir un décor, un thème ? Cela influencera forcément vos choix et décisions dans
la préparation de l’événement.

2 – Trouver le lieu

Cette étape bien entendu ne s’applique pas dans le cas où vous souhaitez organiser une
soirée en groupe restreint que ce soit chez vous ou dans le logement d’un.e ami.e. Si vous
organisez un événement “à domicile”, pensez tout de même à prévenir les voisins, à vous
assurer de protéger le mobilier, décorer et aménager l’espace. A l’étranger vous êtes très
certainement locataire, suivez ces conseils pour éviter toute déconvenue auprès de vos
propriétaires avec des dégâts non anticipés !
Dans le second cas, vous recherchez à organiser l’événement ailleurs que chez vous, il est
essentiel de partir à la recherche du lieu idéal ! Privatisation d’un bar, location d’un lieu, …
selon le pays dans lequel vous êtes les possibilités seront diverses. Si vous êtes en

échange universitaire, cela peut être dans un espace de l’université/école dans laquelle
vous êtes. N’hésitez pas à vous renseigner autour de vous, auprès de vos connaissances,
amis, de locaux, de contacts qui vous ont aidé à vous installer.
Évaluez les possibilités, ne vous arrêtez pas à la première occasion et surtout pensez
toujours à visiter le lieu et connaître tout ce qui est mis à disposition (ou non), ce qui est
inclus dans le budget (sonorisation, traiteur, personnel de sécurité, de vestiaire, …)

3 – Prévoir son budget

Cette étape se fait le plus tôt possible, il est important de connaître le budget que l’on
souhaite investir dans sa soirée. Surtout si vous envisagez de louer un espace, du matériel
ou encore pour tous les frais de consommables (boissons, nourritures, …). Pensez à mettre
sur le papier vos dépenses et ressources. Avez-vous prévu de faire payer l’entrée ? Lister
vos besoins et coûts vous permettra d’établir le prix pour vous rembourser les frais avancés.

4 – Gérer la liste d’invités

Selon l’envergure de votre soirée, cette étape peut être plus ou moins simple. Une soirée
restreinte dans un appartement demandera forcément moins d’effort, vous listez vos
connaissances et évaluez le nombre de personnes selon les confirmations de chacun.
Pour une soirée un peu plus grande, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de billetterie en ligne.
Simple et rapide, cela vous permet de transmettre un lien d’inscription à vous invités et de
suivre le nombre de participants en temps réel. En quelques clics, le formulaire est créé et
vous pouvez personnaliser votre billetterie à l’image de votre événement. Les avantages
sont multiples avec ce type de solution, vous pouvez faire payer l’entrée et ainsi assurer les
recettes, vous permettre de rembourser les frais engagés sans attendre la fin de votre
soirée, ou demander une participation libre. La fonctionnalité de modération peut être
également intéressante si vous organisez une grosse soirée et souhaitez avoir une vue sur
qui seront vos participants. Ainsi, via votre formulaire vous posez les questions que vous
souhaitez et ensuite validez ou non la participation de la personne. De son côté, le
participant reçoit un billet, ce qui vous facilitera la gestion des entrées, le logiciel vous fournit
une liste de contrôle à jour sans effort ou vous pouvez scanner les billets via application
mobile !

5 – S’assurer des consommations

Eléments importants pour une soirée : l’ambiance et les boissons ! Toute bonne soirée se
doit de proposer à ses invités des boissons, que ce soit bières, cocktails et soft. A vous de
voir et selon les autorisations et réglementations du pays dans lequel vous êtes. Attention à
bien vous renseigner sur les modalités. Pensez bien à la quantité selon le nombre de
personnes attendues. Si vous organisez votre soirée dans un bar ou club, le plus souvent
cela est convenu dans la location, en prestation supplémentaire ou comprise dans le devis.
Encore une fois, assurez-vous bien que le lieu est en règle et conforme en termes de
sécurité.

6 – Penser à l’ambiance sur place

C’est sûrement l’élément primordial, ce qui fera de votre soirée un succès ! Alors ne prenez
pas cette étape à la légère. Pour une bonne soirée, pensez forcément à la musique, que ce
soit la présence d’un DJ, une playlist créée à l’avance, un groupe live, … prenez le temps de

réfléchir à l’ambiance que vous souhaitez avoir, ce qui fait danser, ce qui plaira et cela en
accord avec votre budget, le format souhaité de votre soirée.
Il peut être intéressant aussi de prévoir des animations, ou stand. Un karaoké? un Blindtest?
une occasion de mettre en avant les différents pays et origines de vos invités ? ou une
soirée déguisée ?

7 – Faites passer l’info !

Communiquez sur votre soirée bien entendu ! Si vous souhaitez un maximum de
participants, la première étape est bien de communiquer sur vos réseaux, auprès de vos
amis. Vous souhaitez inviter plus de monde ? Demander à vos proches d’en parler autour
d’eux, communiquez sur les lieux dans lesquels vous allez, où se retrouvent jeunes et
étrangers (auberges de jeunesse, bar, universités, écoles, …) pour y déposer flyers,
messages, et demander de relayer l’information.
Avec ces quelques étapes, l’organisation de votre soirée est sur la bonne voie. Il ne reste
plus qu’à suivre votre envie, vous entourer de bons coéquipiers et partenaires et surtout à
avoir des invités prêts à faire la fête !

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